Confidentialité
Le Trousseau — application de gestion des clefs pour syndics de copropriété. Version du 27 septembre 2026.
En une phrase. Quand un trousseau sort d'un cabinet de syndic, l'application enregistre qui l'a pris, quand, pour quelle copropriété, une photo du trousseau et la signature de la personne — pour pouvoir prouver la remise et retrouver la clef. À la reprise d'une copropriété, il peut aussi dresser l'état des lieux de ses clefs : des photos, un décompte, et la signature de qui les remet. Rien d'autre.
Pas de publicité, pas de revente, pas de géolocalisation, pas de suivi de votre navigation. Les données restent en France.
Qui est responsable de ces données
Le responsable de traitement est le cabinet de syndic qui utilise Le Trousseau — celui qui vous a remis la clef et vous a demandé de signer. C'est lui qui décide de tenir ce registre, lui qui le consulte, et c'est auprès de lui que vous exercez vos droits : demandez-le à votre interlocuteur habituel dans ce cabinet.
L'éditeur de l'application n'agit que comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : il héberge et maintient l'outil pour le compte du cabinet, sur ses instructions, et n'utilise ces données pour aucune finalité qui lui serait propre. Il s'agit d'Alban Rousseau, entrepreneur individuel, 2 rue de l'Ormeau, 72000 Le Mans — alban.rousseau.work@gmail.com. Écrivez-lui si vous ne savez pas quel cabinet détient vos données, ou si celui que vous avez contacté ne répond pas : il ne peut pas décider à sa place, mais il peut vous dire à qui vous adresser.
Ce qui est enregistré
Si vous venez chercher une clef (intervenant, prestataire)
- Votre nom et votre prénom, et l'entreprise pour laquelle vous intervenez.
- Votre adresse mail et votre téléphone, s'ils ont été renseignés — uniquement pour vous joindre au sujet d'une clef.
- Votre signature manuscrite, recueillie sur l'écran au départ de la clef puis à son retour, avec votre nom tel qu'il a été écrit à côté et l'heure exacte.
- La copropriété concernée, la date de sortie, la date de retour prévue le cas échéant, la date de retour effective, et les notes écrites par le gestionnaire (typiquement : pour quels travaux la clef sort).
- Une à cinq photos du trousseau, prises au moment de la remise. Elles montrent des clefs, pas des personnes.
La signature est conservée comme un tracé de points — l'équivalent d'une signature au stylo, numérisée. L'application ne mesure ni la pression, ni la vitesse, ni le rythme du geste : ce n'est donc pas une donnée biométrique, et elle ne sert à identifier personne automatiquement.
Si vous remettez les clefs d'une copropriété (ancien syndic, conseil syndical)
Quand un cabinet reprend la gestion d'une copropriété, il peut photographier et décompter les clefs qu'on lui remet : c'est l'état des lieux. Il ne concerne aucune sortie de clef.
- Des photos des clefs et, pour chaque trousseau, un libellé et un nombre de clefs. Elles montrent des clefs, pas des personnes.
- Votre signature manuscrite, si le cabinet vous la demande, avec votre nom tel qu'il a été écrit à côté et l'heure exacte. C'est le même tracé de points que pour une sortie, et il n'est pas biométrique pour les mêmes raisons.
- La copropriété concernée, la date de l'état des lieux, le gestionnaire qui l'a dressé, et ses notes.
Si vous êtes propriétaire ou locataire d'un logement géré par le cabinet
Quand le cabinet gère aussi des logements (la « gestion de biens »), il peut noter, sur la fiche du logement, le nom et le prénom du propriétaire et du locataire actuel. Rien d'autre : ni téléphone, ni adresse mail, ni date de bail.
- Ces noms servent à une seule chose : savoir à quel logement correspondent les clefs qu'on remet ou qu'on récupère. Le cabinet les détient déjà par le mandat de gestion et le bail.
- Seul le locataire actuel est noté : à un changement de locataire, le nouveau nom remplace l'ancien, sans historique.
- Ils restent dans l'application : ils ne figurent ni sur les fiches PDF ni dans les exports du registre.
- Seuls les gestionnaires qui travaillent sur la gestion de biens les voient.
Si vous venez vous-même chercher ou rendre des clefs, votre nom et votre signature sont enregistrés comme pour un intervenant, voir plus haut.
Si vous êtes gestionnaire dans le cabinet
- Votre nom, votre prénom et, le cas échéant, votre fonction.
- Chaque remise et chaque récupération de clef que vous enregistrez, avec l'horodatage et votre signature. Ce journal existe pour savoir qui détenait quoi le jour où une clef manque — c'est la raison d'être de l'application.
- Les appareils rattachés à votre nom (un identifiant technique, la date de rattachement), pour que l'administrateur puisse retirer l'accès d'un téléphone perdu ou d'un collègue qui part.
- Pour le compte administrateur uniquement : une adresse mail et un mot de passe. Les autres gestionnaires n'ont aucun mot de passe.
Pourquoi, et à quel titre
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Savoir où se trouve chaque trousseau et le récupérer | Intérêt légitime du cabinet et des copropriétaires (art. 6.1.f) : la sécurité des immeubles dont les clefs sont confiées |
| Prouver qu'une clef a été remise à telle personne, à telle date — la signature et la photo | Intérêt légitime : la constatation et la défense d'un droit en cas de litige |
| Constater les clefs d'une copropriété remises au cabinet — l'état des lieux | Intérêt légitime : savoir ce qui a été confié au cabinet, et pouvoir le montrer |
| Savoir à quel logement correspondent des clefs — le nom du propriétaire et du locataire | Exécution du mandat de gestion et intérêt légitime du cabinet (art. 6.1.b et 6.1.f) |
| Relancer une entreprise dont la clef n'est pas revenue | Intérêt légitime : le recouvrement d'un bien confié |
| Journal des remises par gestionnaire | Intérêt légitime : l'imputabilité interne, limitée aux actes liés aux clefs |
Ce journal n'est pas un outil de contrôle du temps de travail : il n'enregistre ni les horaires, ni la présence, ni la position, ni l'activité en dehors des remises de clefs. Aucune décision automatisée, aucun profilage, aucun score n'est produit à partir de ces données.
Combien de temps
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Une sortie de clef rendue — avec sa photo et ses signatures | 5 ans après le retour de la clef, puis effacement automatique. Cette durée est celle de la prescription civile de droit commun (art. 2224 du code civil) : au-delà, la pièce ne peut plus servir. |
| Une sortie de clef encore dehors | Conservée tant que la clef n'est pas revenue — c'est précisément ce qu'il faut savoir. |
| Un état des lieux des clefs d'une copropriété — avec ses photos et sa signature | Tant que la copropriété figure dans l'annuaire du cabinet. La supprimer efface automatiquement ses états des lieux, photos comprises ; chacun peut aussi être supprimé à tout moment depuis l'application. |
| Nom du propriétaire et du locataire d'un logement | Tant que le logement figure dans l'annuaire du cabinet. Le locataire est remplacé à son départ ; supprimer le logement efface les deux. |
| Fiche d'un intervenant ou d'une entreprise dans l'annuaire | Tant que le cabinet travaille avec vous. Elle se supprime à tout moment depuis l'application. |
| Reçu d'une sortie supprimée par erreur de saisie | 5 ans, puis effacement automatique. |
| Lien d'invitation d'un gestionnaire | 14 jours, puis effacement automatique — qu'il ait été utilisé ou non. |
Une nuance honnête : supprimer votre fiche de l'annuaire ne réécrit pas les sorties de clefs déjà signées. Votre nom et votre signature y restent jusqu'au terme des 5 ans, parce que c'est la pièce elle-même — l'effacer reviendrait à effacer la preuve qu'un trousseau vous a été remis. C'est une limite prévue par l'article 17.3.e du RGPD.
Où sont les données, et qui y a accès
- En France. Le registre, les photos et les traitements serveur sont hébergés chez Google Cloud / Firebase dans la région Paris (europe-west9).
- Chaque cabinet est cloisonné techniquement : les gestionnaires d'un cabinet ne peuvent lire que le registre de leur propre cabinet, et cette séparation est appliquée par le serveur, pas seulement par l'écran.
- Une copie locale du registre et des photos existe sur les téléphones et tablettes du cabinet, pour que l'application fonctionne dans une cave sans réseau. Cette copie est exclue des sauvegardes du téléphone — elle ne part ni dans iCloud ni chez Google, et ne suit pas un transfert d'appareil à appareil — et elle disparaît quand l'appareil est détaché du cabinet.
- Les rapports de plantage de l'application (service Crashlytics de Google) peuvent être traités hors de l'Union européenne. Ils contiennent l'état technique de l'application au moment du bug — modèle d'appareil, version, pile d'erreur — et aucune donnée du registre.
- La saisie d'une adresse de copropriété interroge la Base Adresse Nationale (Géoplateforme de l'IGN, service public français) pour proposer des adresses. Le texte tapé y est envoyé ; aucun nom, aucune donnée de prêt ne l'accompagne.
- Les exports. Un gestionnaire peut exporter le registre en PDF ou en CSV pour le transmettre, par exemple à un conseil syndical. Ce qui sort ainsi de l'application relève de la responsabilité du cabinet : chaque page PDF porte en pied une mention de diffusion restreinte et l'adresse de cette page, et tout partage de fichier est accompagné du même rappel.
- L'éditeur a un accès technique à l'hébergement pour la maintenance et le dépannage. Il n'exploite ces données à aucune autre fin.
Vos droits
Vous pouvez demander à accéder aux données qui vous concernent, à les faire corriger, à en demander l'effacement ou la limitation, à en recevoir une copie, et à vous opposer à leur traitement pour un motif tenant à votre situation particulière.
La demande se fait auprès du cabinet de syndic qui vous a remis la clef. Il doit vous répondre dans un délai d'un mois. Une sortie de clef signée peut lui être opposable comme pièce jusqu'au terme des 5 ans, comme expliqué plus haut.
Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou cnil.fr/fr/plaintes.
Supprimer un compte et toutes ses données. L'administrateur d'un cabinet le fait depuis l'application, et l'effacement est immédiat. Le détail de ce qui part, de ce qui subsiste et pendant combien de temps — ainsi que la marche à suivre pour en faire la demande — est sur une page dédiée : supprimer un compte et ses données.
Ce que l'application ne fait pas
- Aucune publicité, aucun traceur publicitaire, aucun cookie de mesure d'audience.
- Aucune géolocalisation, aucun accès au carnet d'adresses, aucun accès aux photos personnelles hors de celles que le gestionnaire choisit d'ajouter à une sortie ou à un état des lieux.
- Aucune revente, aucun partage à un tiers en dehors des hébergeurs cités ci-dessus.
- Aucun envoi automatique de message en votre nom : les relances sont écrites et envoyées par un gestionnaire depuis sa propre messagerie.